2021年1月コロナ禍で営業活動もままならない昨今、社内での営業日報の必要性について考えてみたいと思います。

 

営業職に求められる事、それは売上を伸ばし利益率を上げる事。その目標を達成するために、得意先の担当者とコミュニケーションを取って良い関係性を保ち続ける事…

 

そう考えると極論ではありますが、会社との信頼関係があって目標を達成していれば、1日の行動を報告する必要はないのではないか？

何か起これば他の報告書で報告すればいい…という思いが頭を過ります。

 

営業日報とは？

そもそも営業日報とは、営業担当者の活動記録を上司に報告する社内書類。フォーマットや様式は業種によって色々あるかと思います。弊社は印刷会社で基本ルートセールスです。

社内報告書の種類

営業日報以外にも色々な報告書類が存在します。

クレーム処理報告書・セキュリティ事象記録・高額商品や新規得意先の進捗を報告するミーティング報告書・新規報告書等があります。

過去の日報は手書き

記憶は曖昧ですが、34年前の入社当時はB5サイズの複写式の手書きでした。

前日に仕上がった商品の届け先・校正や見積書の持参先を予め記入しておき、伺った順番を得意先の左側に記入、右側に訪問内容を詳細に書き込むタイプ。サイズがB5からA4になり、日報の下に移動時間や得意先での滞在時間などの経過を横線で報告したこともありました。

また、日報を月毎に集計する「営業日報集計表」は、件数・納品・訪問・提案のアベレージを営業会議にて報告。（外注件数を集計していた時もありました）

データ化

2008年ごろ

2008年からExcelでフォーマットを作成して、帰社後訪問した順番に営業内容を入力後、プリントして上司に渡し、上司はチェックして会社へ日毎報告する形になりました。

2016年ごろ

外廻りに出た時間と帰社時間・走行距離・目標に対して現在の売上の差額や、2016年8月19日より「今日の目標」を入力して、今日の目標に対してどうだったか？を報告するようになりました。営業日報のデータをpdf化しLine Worksに上げる事で、上司だけでなく営業間でも共有する情報となって現在に至ります。

営業日報のメリット

自身の行動をアピール出来て、上司はそれを元に正当な評価の材料になる。

その日の反省点や改善点の把握が可能。

適度なプレッシャー効果でモチベーション維持に有効。

記録を残す事で、過去の季節商品の動き出しや行動内容の比較が可能。

 

営業日報のデメリット

作成や内容の把握に時間がかかり過ぎる。

単なるルーティーンワークになりがちで、見ている方もフィードバック出来ていない。

フィードバックがないとモチベーションが上がらない。

 

社内の営業日報を再検証

作成する時間はそんなに負担ではない気がする。

訪問内容は詳細にと言いつつ簡潔過ぎ。

今日の目標を設定してはいるが後付けでは意味がない。

フィードバックがほぼない状態。

では、営業日報を成果につなげるには…

弊社ではISMSを取得していてPDCAには慣れているので、営業日報を報告書とするのではなく、PDCAを回すためのツールとして扱うようにするべきと考える。

行先表をやめ前日に行き先と今日の目標を入力してLine Worksに上げ、自身にいい意味でのプレッシャーを与える。

Line Worksで日報や見積書の情報を共有し意見交換を活発に行う。

上司や同僚からのフィードバックを、次の日の目標に反映させる。

問題点等指摘される事で、自身の行動を改善する動機付けになる。

それを繰り返し続ける事で営業スキルの向上につながる。

 

 

まとめ

前月、目標を達成した担当者は次月日報の呪縛から解かれるなど、1ヶ月止めて検証する事も面白い…とも思いますが、営業日報は扱い方次第だ…と再認識する事が出来ました。

過去の日報をたまに見ると当時の担当エリアが何処で、どのように行動していたのか、得意先の担当者は当時誰だったのか…

掃除の途中でアルバムや日記が出てきて、本来の目的を忘れ時間がただただ消費されていく…そういう物にならないよう、直近の日報はスキル向上に役立て、過去の日報は自分の成長を確認するためと考えると、やっぱり営業日報は必要ですね…（笑）